Informatie

Zijn de Venrayse inwoners tevreden over de gemeentelijke dienstverlening? Dragen we, als gemeente Venray, voldoende bij aan de ‘informatiesamenleving’? Wat verandert er als gevolg van de samenwerking met andere gemeenten? Anticiperen wij voldoende op ontwikkelingen van het digitale tijdperk waarin wij nu leven? Hoe digitaal volwassen zijn we? Zijn wij als organisatie slagvaardig naar de toekomst toe? Bij al deze vraagstukken spelen betrouwbare informatie, processen en organisatie van de informatievoorziening een belangrijke rol.

De ontwikkeling naar een informatiesamenleving biedt kansen en uitdagingen, maar kent ook bedreigingen. Kansen om onze dienstverlening te verbeteren, transparantie en vertrouwen te vergroten en om bestaande taken efficiënter uit te voeren. Betrouwbare informatie en bijbehorende informatievoorziening geven nieuwe mogelijkheden om complexe maatschappelijke uitdagingen fundamenteel anders aan te pakken. De digitale volwassenheid van de gemeente Venray neemt toe, maar is niet toereikend als basis om de digitale transformatie te borgen. De digitale overheid is nooit af, dus we moeten blijvend in de basis investeren.
We moeten op elk besturingsniveau kunnen beschikken over de juiste informatie om verantwoording af te leggen, om afgewogen beslissingen te kunnen nemen gericht op het realiseren van onze bedrijfsdoelstellingen en om bedrijfsprocessen te beheersen. Hiervoor moet de Informatiestrategie aansluiten op de strategie van de gemeente Venray.

Informatiebeleidsplan (IBP) 2019 – 2022 volgt een drietal sporen:
- Blijvend onze basis op orde (vanaf 2019)
Het op orde brengen en effectief inzetten van onze systemen, processen en informatievoorziening op een zodanige manier dat we invulling kunnen geven aan de gewenste ondersteuning als basis voor de digitale transformatie.
- Doorontwikkeling organisatie (gericht vanaf 2021)
De focus ligt hier op het digitaal bewust en vaardig maken van onze medewerkers. We maken een begin met het beter bekwaam maken van de organisatie in het stellen van de juiste vragen. De behoefte vanuit de vakafdelingen bepaalt de mate van vernieuwing.
- Datagestuurd werken (gericht vanaf 2021)
De juiste informatie op het juiste moment voor de juiste mensen in de juiste samenhang. Slim(mer) omgaan met data leidt tot effectiever beleid (maatwerk) en daarmee tot betere resultaten voor onze samenleving. We gaan hier eerste belangrijke stappen om maatschappelijke vraagstukken beter aan te kunnen pakken op basis van data uit de maatschappij.

Dit leidt tot onderstaande overzicht van belangrijkste activiteiten die in 2020 uitgevoerd gaan worden:

• Spoor 1: Basis op orde.

Privacy en Informatieveiligheid: Inwoners, medewerkers en ketenpartners moeten er op kunnen vertrouwen dat wij zorgvuldig en veilig omgaan met hun (persoons)gegevens. Dit betreft zowel informatiebeveiligings- als privacy aspecten. In 2020 gaan we verder met de implementatie en uitrol van de BIG (Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten) met een transitie naar de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid).        
Omgevingswet / DSO: De Omgevingswet maakt het noodzakelijk om onze informatievoorziening te standaardiseren, processen op elkaar af te stemmen en aan te sluiten op landelijke voorzieningen (digitaal stelsel DSO). Dit verbetert stapsgewijs de dienstverlening aan de klant. Doel is om per 1-1-2021 digitaal klaar te zijn voor de nieuwe omgevingswet.
Processen en Informatie (P&I): In het programma Processen en Informatie is vastgelegd op welke wijze het zaakgericht/digitaal werken wordt geïmplementeerd. De uitrol van het zaakgericht werken is gestart in 2018. In 2020 wordt verder gewerkt aan en het vergroten van bewustwording van en kennis over digitaal werken bij zowel medewerkers als management.
Professionalisering & doorontwikkeling Informatiemanagement : De I&A-organisatie zal verder worden ontwikkeld naar een hoger niveau van volwassenheid, zodanig dat we de vakafdelingen kunnen garanderen, of in ieder geval een grote mate van zekerheid bieden, dat de oplossing of dienst voor de overeengekomen vraag voldoet. Niet één keer, maar elke keer. Hierbij gaan we werken met erkende en eenduidige (standaard)processen, procedures en organisatie. Belangrijk onderdeel vormt het opzetten van  Project en Portfoliomanagement (PPM). Portfoliomanagement omvat het managen van een groep van projecten en programma’s die gezamenlijk de nieuwe bekwaamheden opleveren die nodig zijn om de gemeenschappelijke organisatiedoelstellingen te realiseren. Dit met als een gedragen jaarplanning als concreet product. In 2020 zal minimaal een concept jaarplanning (projectenkalender) worden gerealiseerd.  
Business Intelligence (BI): Business Intelligence is het continuproces waarmee organisaties op gerichte wijze data verzamelen, registreren en analyseren en de daaruit resulterende informatie en kennis in besluitvormingsprocessen toepassen om de prestaties van de organisatie te verbeteren.     In 2020 zal gestart worden met de ontwikkeling van één beleid/aanpak voor het gebruik van managementinformatie en informatieproducten en de implementatie van een Business Intelligence-omgeving (inclusief bijbehorende processen, informatie, systeem en organisatie). Hierbij is de doelstelling om gevraagde data-analyses  op een gebruiksvriendelijke manier beschikbaar te stellen aan de ambtelijke organisatie ten behoeve van de beleidscyclus.
Opzet Informatie Management Dashboard : Continue monitoren van de voortgang van genoemde onderdelen alsmede de ontwikkeling van onze digitale volwassenheid is een belangrijk onderdeel van het programma. Deze monitoring zal in 2020 verder worden vormgegeven

Ø  Voor Spoor 2 en 3 zullen verdere onderzoeken worden uitgevoerd als voorbereiding en een goede start in 2021.

Processen
In het streven naar een procesgerichte organisatie staan procesverbeteringen centraal. Hiermee werken we systematisch aan zowel verbetering van prestaties naar klanten, als verbetering van efficiency (tegengaan van verspilling).
De opdracht Processen en Informatie zorgt ervoor dat de documentenstroom van binnenkomst tot archivering eenduidig wordt vastgelegd.
In 2020 zal naast het vergroten van de bewustwording en kennis over digitaal werken ook een toets plaatsvinden in hoeverre we daadwerkelijkproces gericht werken (conform het Overheids Ontwikkelmodel).